TONEXERA IMMIGRATION

Trois assistantes IA. Chacune son rôle dans votre bureau d’immigration.

Amélie reprend contact avec vos prospects. Ava accueille les nouvelles demandes. Zoé rassemble les pièces et prépare les dossiers. Votre équipe retrouve le contexte utile pour conseiller le client et faire avancer sa demande.

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Appels · Rendez-vous · Documents · Préparation des dossiers · Validation par votre équipe

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Votre équipe IA

Qui fait quoi, concrètement ?

De la première conversation au dossier à réviser, chaque assistante prend en charge une partie précise du travail administratif.

Amélie

Appels sortants et réactivation

Bientôt disponibleComprendre son rôle
Ava

Accueil et demandes entrantes

Comprendre son rôle
Zoé

Documents et préparation des dossiers

Bientôt disponibleComprendre son rôle
01 · Appels sortants et réactivation

Amélie

Des personnes ont demandé de l’information, puis le suivi s’est arrêté ? Amélie rappelle les contacts que votre cabinet lui confie pour savoir où en est leur projet et proposer la prochaine étape.

Amélie

Elle reprend les conversations que votre équipe n’a pas le temps de relancer.

Quand elle intervient : Vous lui confiez une liste de contacts issue de votre CRM ou d’un fichier CSV, avec un objectif et un scénario approuvés.

Son travail au quotidien

  1. 1
    Préparer les contacts

    Elle importe la liste, nettoie les données et retire les doublons pour organiser les appels.

  2. 2
    Reprendre contact

    Elle explique la raison de l’appel, suit le scénario du cabinet et programme les nouvelles tentatives lorsqu’il n’y a pas de réponse.

  3. 3
    Comprendre où en est le projet

    Elle pose les questions prévues sur le besoin, l’intérêt et l’urgence, puis distingue les personnes intéressées de celles à rappeler.

  4. 4
    Donner une suite à l’échange

    Elle réserve un rendez-vous, consigne une demande de rappel ou passe le relais à une personne de votre équipe.

Exemple au bureau

Une personne s’était renseignée sur un permis de travail sans réserver de consultation. Amélie la rappelle depuis votre liste approuvée, vérifie si son projet est toujours d’actualité et propose un rendez-vous si elle souhaite poursuivre.

Ce que votre équipe récupère

Le résultat de l’appel, le niveau d’intérêt, un résumé dans le CRM et une prochaine action claire : rendez-vous, rappel ou transfert.

Le relais avec votre équipe : Vous choisissez les contacts, les messages et les règles de campagne. Amélie travaille vos listes fournies ou approuvées ; elle ne crée pas automatiquement une liste de prospects.

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02 · Accueil et demandes entrantes

Ava

Pendant que vous êtes en consultation, les appels et les messages continuent. Ava prend en charge les nouvelles demandes, recueille les renseignements utiles et dirige chaque personne vers la bonne prochaine étape.

Ava

Elle accueille le client et prépare le bon premier rendez-vous.

Quand elle intervient : Une personne appelle, remplit un formulaire ou écrit sur un canal connecté au cabinet : courriel ou WhatsApp selon votre configuration.

Son travail au quotidien

  1. 1
    Accueillir la demande

    Elle répond selon les consignes du cabinet et présente les renseignements approuvés sur vos services et votre fonctionnement.

  2. 2
    Recueillir le contexte

    Elle pose les questions prévues pour identifier la demande, les coordonnées et le degré d’urgence, sans décider de l’admissibilité du client.

  3. 3
    Orienter la personne

    Elle réserve une consultation, envoie le formulaire préconsultation ou transfère la demande à votre équipe selon vos règles.

  4. 4
    Préparer le suivi

    Elle consigne le résumé et les informations utiles dans le CRM, puis déclenche les rappels prévus dans le parcours configuré.

Exemple au bureau

Un nouveau client appelle au sujet d’une demande de résidence permanente. Ava recueille son besoin, réserve un créneau disponible et envoie le formulaire préconsultation. Votre équipe commence l’échange avec le contexte déjà rassemblé.

Ce que votre équipe récupère

Une demande structurée, les coordonnées du client, le motif du contact, un résumé de l’échange et un rendez-vous ou un transfert identifié.

Le relais avec votre équipe : Votre équipe définit les réponses autorisées et les cas à transférer. Les conseils en immigration, l’évaluation du dossier et les décisions restent entre vos mains.

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03 · Documents et préparation des dossiers

Zoé

Questionnaires incomplets, documents dispersés, informations à ressaisir : Zoé organise la collecte et la préparation pour que votre équipe puisse se concentrer sur la révision du dossier.

Zoé

Elle transforme les réponses et les pièces en dossier prêt à réviser.

Quand elle intervient : Votre cabinet lance la collecte pour un dossier et configure les renseignements, les pièces et les formulaires pris en charge à préparer.

Son travail au quotidien

  1. 1
    Rassembler les renseignements

    Elle guide le client dans un questionnaire d’admission et centralise les documents téléversés avec la liste des pièces attendues.

  2. 2
    Lire et organiser les pièces

    Elle extrait les données des documents et les rassemble avec les réponses du client pour préparer le travail de révision.

  3. 3
    Repérer ce qui manque

    Elle détecte les informations manquantes et effectue les suivis configurés. Les vérifications entre documents dépendent du niveau d’automatisation choisi.

  4. 4
    Préparer les formulaires

    Elle préremplit les PDF IRCC actuellement pris en charge et présente le dossier dans l’espace de révision professionnelle.

Exemple au bureau

Pour un dossier de permis de travail, le client a rempli son questionnaire mais une pièce manque. Zoé la signale, effectue le suivi prévu et rassemble les éléments reçus pour préparer les PDF pris en charge à vérifier.

Ce que votre équipe récupère

Les réponses et documents organisés, les informations extraites, les éléments manquants signalés et les PDF pris en charge préparés pour votre révision.

Le relais avec votre équipe : Le professionnel vérifie, corrige, conseille, signe et soumet. Le préremplissage des PDF pris en charge est disponible ; l’extension pour les formulaires IRCC en ligne non-PDF est encore en développement.

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Une même demande. Des relais clairs.

Exemple de parcours à adapter à votre cabinet. Un nouveau client peut entrer directement par Ava ; une reprise de contact peut commencer avec Amélie.

  1. 1

    Amélie reprend contact

    Un prospect de votre liste confirme qu’il souhaite poursuivre son projet.

  2. 2

    Ava prépare l’accueil

    La demande est qualifiée et la consultation est organisée avec le contexte utile.

  3. 3

    Zoé prépare le dossier

    Après votre validation, les réponses et les pièces sont rassemblées pour la révision.

  4. 4

    Votre équipe prend la décision

    Vous analysez le dossier, conseillez le client, validez les documents et effectuez la soumission.

L’administration avance. L’expertise reste dans votre bureau.

Vous fixez les questions, les réponses autorisées, les accès aux outils et les points de validation. Les assistantes préparent le travail ; votre équipe garde la relation professionnelle et le dernier mot.

Vous pouvez commencer par une seule assistante. Les canaux, les intégrations, les relais et les fonctions avancées sont validés avec vous selon les outils et la configuration de votre cabinet.

FAQ

Questions fréquentes

Amélie lance les appels sortants vers les contacts fournis ou approuvés par votre cabinet. Ava accueille les personnes qui vous contactent. Elles peuvent toutes deux préparer une prochaine étape, mais elles n’interviennent pas au même point du parcours.

Démonstration

Voyez comment Tonexera peut fonctionner dans votre cabinet.

Pendant une démonstration de 30 minutes, nous examinons vos appels, vos formulaires, vos documents, votre CRM et les tâches que vous souhaitez automatiser.

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